档案建设的思考
发布者：cj_yuping 发布时间：2010-07-01 11:03:50 点击数:
进入4月中旬，校长布置了关于迎接“十一五”期间教师进修学校评估的相关事宜。至此，我们办公室在林书记的带领下，全面投入到学校的档案整理中，整整四十二天的时间，包括双休日在内几乎没有休息，为了学校在评估中顺利达标，部室成员团结协作，积极做好各项筹备工作。几多耕耘几多收获，市院领导在检查完我校各项软、硬件建设和档案管理工作后，给予了较高的评价。回顾这四十多天迎检的日子，虽然累但也觉得充实，从中也引发了一些思考。
一、 教师要有档案管理的意识
好多人认为整理档案是件繁琐的事情，甚至把它说成是额外的负担，其实不然，明朝皇帝朱棣在执政时曾责令解缙带领一班人马编写了《永乐大典》，此书汇集了上至先秦下至明初各种书籍七八千种，共计一万一千零九十五册，二万二千八百七十七卷，三亿七千万字，那时没有电脑打印，所有的文字全靠用手抄写，现在猜想，当时肯定会有人私下里议论朱棣，说他头脑发热做些不着边际的工作。要知道编书在那个时代所消耗的人力、物力、财力的数目是相当可观的，非繁荣时期是不会编书的。编书不同于写书，其过程和整理档案极为相似。《永乐大典》可谓是中国历史文化的瑰宝，为后人了解历史提供了详实记录，功不可没。以此作比较，可以看出档案整理的重要性，但实际上我们的好多老师并不这样认为，消极、抵触占据着他们的心理，导致在整理过程中出现延时、应付的现象，影响了整个学校的档案建设。之所以这样，归根结底就是意识的问题，许多工作我们都做了，差就差在过程中没有及时梳理、归档，导致后期整理档案时丢三落四、搞得自己手忙脚乱。
二、 档案建设是个积累的过程
档案建设不是一朝一夕就能完成的，且也不应该是这样做的，它是个不断收集、积累的过程。因此，要求我们在工作中始终树立档案意识，写的材料、开展的培训活动，都要及时的分类、归档。这样会使自己的工作更有序，还会为以后的工作在总结经验的基础上提供借鉴。整理档案不应整齐划一，可以采用集中与分散相结合的方式，以学校档案建设为例，可以参照档案管理办法和评估标准，根据部室与个人工作性质的不同，做到分工明确，追求细致但不能强调统一，细化到指出每部分如何具体操作，就会无形中给教师开展工作以固定的模式，只要能将自己所做的工作，有思考、有计划、有过程、有结果、有小结，及时归档就好。
三、多渠道促进档案管理现代化
新时期对档案工作提出了更高的要求，创新是档案建设发展的必然要求。为适应新形势下的需要，必须要有新思维、新方法。因此，在档案管理上我们应该敢于创新，有效利用计算机网络促使档案管理现现代化。如建立学校、部室、个人三级“电子档案”，在规定的时间内个人交到部室、部室交到学校，相互配合。学校集中各部室归档的电子文件，利用校园网提供资源（影像、书籍目录等），在全校范围内达到共享；建立校园网下的档案室网页，给每位教师权限，像维护学科栏目一样，按照要求及时上传材料，档案员负责统一归档。
四、文本材料择其主要舍弃次要
材料的归档，并不是越多越好，而是要看有没有保存的价值。最好是将电子与文本相结合，上级部门规定的文件与制度，学校建设的特色与策略，研训活动的安排与内容，可以打印出来分门别类的整理。研训教师个人工作档案，没有必要一一打印，可按照时间或是活动内容不同，以电子形式归档，这样既节省了资源又体现了办公的现代化。
总之，档案管理是门学问，探其根本才能领悟其中的意义所在。作为档案管理员应少一些形式化的东西，要勇于探索力争做到档案管理工作规范化、科学化。
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